Een correcte inrichting van de financiële administratie begint met het opzetten van een logisch rekeningschema voor alle bedrijfsactiviteiten binnen de organisatie. Data science kan worden toegepast op de cijfers die Exact Globe genereert voor het ontdekken van patronen in kosten omzet en marges zonder extra analysetools nodig te hebben. Importeren van beginbalansen en historische transacties verloopt via gestandaardiseerde mappen in de software zodat gegevens meteen beschikbaar zijn. Het definiëren van boekingsgroepen bundelt kosten en opbrengsten automatisch in overzichtelijke categorieën voor rapportages per afdeling. Het koppelen van crediteuren en debiteuren aan specifieke rekeningen voorkomt vermenging van inkoop en verkoop. Een heldere structuur in grootboekrekeningen bespaart tijd bij controles en audits.
Basisinstellingen maken in Exact Globe
Instellingen voor valuta en kostenplaatsen bepalen hoe bedragen binnen verschillende entiteiten worden omgerekend zonder manuale tussenkomst bij elke boeking. Het aanmaken van gebruikersprofielen met vooraf gedefinieerde rollen en rechten voorkomt dat onbevoegden wijzigingen kunnen doorvoeren in kritieke boekingen. Het activeren van audittrail functionaliteit registreert elke wijziging in financiële tabellen en maakt het mogelijk om de verantwoordelijke medewerker te identificeren. Het definiëren van btw tarieven ondersteunt correcte factuurverwerking voor zowel binnenlandse als grensoverschrijdende leveringen en voorkomt fouten in de aangiftes. Globe exact zorgt dat versies van de software naadloos in elkaar overgaan en dat migraties van data vlekkeloos blijven verlopen. Het instellen van notificaties waarschuwt bij afwijkingen op budget en grootboek.
Rekeningstructuur juist inrichten voor grootboekniveaus
Het opzetten van hoofdrekeningen en subrekeningen creëert een hiërarchie die helpt bij het maken van financiële overzichten per divisie project of productlijn. Het gebruik van unieke codes voor elke grootboekrekening maakt het terugvinden van transacties in overzichten sneller zonder dat gebruikers uitgebreide zoekopdrachten hoeven uit te voeren. Het koppelen van intercompany rekeningen automatiseert interne transacties tussen verschillende dochterondernemingen en voorkomt handmatige correcties achteraf. Het toewijzen van analytische dimensies levert extra mogelijkheden voor gedetailleerde analyses van kostenplaatsen winstcentra en projecten. Het bepalen van verdeelsleutels voor overheadkosten zorgt voor nauwkeurige toerekening van indirecte kosten op basis van vooraf ingestelde regels. Het raamwerk voorkomt inconsistenties bij dagelijkse boekingen.
Het instellen van automatische boekingen
Het aanmaken van terugkerende journaalposten elimineert handmatige invoer voor kosten zoals huur abonnementen en afschrijvingen en voorkomt fouten bij herhaalde mutaties in het grootboek. Bankkoppelingen importeren dagelijks transactiebestanden en matchen betalingen automatisch met openstaande posten op crediteuren en debiteuren voor een sluitende administratieve afstemming. Herkenningsregels koppelen facturen en betalingen zonder menselijke tussenkomst en verhogen de betrouwbaarheid van het debiteurenbeheer. Het configureren van SEPA betaalbestanden maakt het direct verzenden van betalingsopdrachten vanuit de software mogelijk zonder extra conversiestappen. Automatische herinneringen sturen e mails naar debiteuren op basis van ingestelde termijnen en versnellen de incassoprocessen. Doorlopende bewaking van bankboekingen houdt het grootboek altijd up to date.
Rapportages audits interne controle
Het ontwerpen van gestandaardiseerde rapportlayouts zorgt voor consistente weergave van balans en winst en verlies rekening volgens interne normen zonder extra tools te gebruiken. Periodieke rapporten worden automatisch gegenereerd en per e mail verstuurd naar managementteams zodra de data is bijgewerkt voor tijdige besluitvorming. Proefsaldibalansen controleren de afstemming tussen grootboek en subadministraties en garanderen dat cijfers kloppen voor het opstellen van de jaarrekening. Afwijkingsrapportages signaleren direct wanneer kosten of opbrengsten afwijken van de begroting en ondersteunen snelle analyses door de betreffende afdeling. Drill down functionaliteit maakt het mogelijk om cijfers op transactie niveau in te zien en achterliggende boekingen direct te openen voor nader onderzoek.
