Het kantoor van nu, is in niets meer te vergelijken met het kantoor van pakweg tien jaar geleden, en al helemaal niet met dat van twintig jaar terug. Voor veel mensen is dat wel het moment waarop zij begonnen met werken, of zelfs al een aardig tijdje bezig waren. Er is in korte tijd veel veranderd in de manier waarop we ons werk doen, en met name de manier waarop we met papier omgaan is flink anders geworden. Nog niet zo heel lang geleden ging het er in grote hoeveelheden doorheen, terwijl er nu waarschijnlijk genoeg dagen voorbijgaan zonder dat je ook maar één blad papier aanraakt.
Ik mail je wel even!
Het valt haast niet meer voor te stellen, een kantoor uit de tijd voordat het internet op grote schaal werd gebruikt. Toch kan een groot deel van de werkenden het zich nog prima herinneren, zo’n beetje iedereen van boven de 40 tot 50 heeft de periode nog meegemaakt, en ja, ook toen werkte het eigenlijk prima. Iets langzamer misschien, want even snel een mailtje sturen naar een collega of klant was natuurlijk nog geen optie.
Papieren gingen nog van de ene naar de andere afdeling, de fax en de post hadden het nog een stuk drukker. De administratie gebeurde vooral op papier, en ook andere alledaagse zaken werden op papier afgehandeld. Oh, en thuiswerken? Dat was knap lastig. Inloggen op het bedrijfsnetwerk ging niet zomaar, en zonder laptop van de zaak was je sowieso verloren.
Steeds meer kan digitaal
Dat er in de loop der jaren veel veranderd is, dat merk je vaak nauwelijks meer, zo gewend ben je eraan geraakt. Als je echter kijkt naar de kosten die een bedrijf nog maakt voor papier, zie je duidelijke verschillen. Vrijwel overal zijn deze enorm gedaald.
E-mail en digitaal uitwisselen van documenten speelt daarbij een grote rol. Maar ook het verplaatsen van processen die vroeger op papier plaatsvonden naar digitale middelen maakt een groot verschil. Neem als voorbeeld een verlofaanvraag. Deze vond vroeger altijd op papier plaats. De medewerker vulde deze in, soms zelfs in tweevoud, en diende het document in bij de leidinggevende. Deze keurde de aanvraag dan goed of af, en verwerkte de boel vervolgens in de administratie en het rooster, meestal ook op papier.
Dankzij het Microsoft Power Platform kunnen dit soort simpele processen tegenwoordig heel makkelijk zonder papier, en helemaal digitaal plaatsvinden. Door gebruik te maken van de zogenaamde Power Apps, en zelf een app te maken voor een verlofaanvraag, kan een bedrijf dit proces makkelijker én volledig papierloos maken. Een goed voorbeeld van hoe de techniek niet alleen de kosten en de footprint kan verlagen, maar het werk ook nog eens gemakkelijker kan maken.
